Checklist d'audit d'un portail HubSpot

Utilisez cette checklist dans l'ordre : chaque section suppose que la précédente est saine. Inutile d'auditer les tableaux de bord si le lifecycle n'est pas défini.

1. Modèle de données

• Les objets utilisés sont listés et leurs associations documentées
• Chaque propriété personnalisée a une description et un propriétaire
• Aucune propriété personnalisée ne duplique une propriété native
• Les propriétés remplies à moins de 5 % depuis 6 mois sont identifiées
• Les règles de dédoublonnage (e-mail, domaine) sont connues de tous

2. Cycle de vie

• Chaque passage de phase a un déclencheur écrit
• Aucun workflow ne fait reculer la phase du cycle de vie
• Les dates d'entrée dans chaque phase sont exploitées dans un rapport
• Un statut de lead distinct gère la qualification
• Le passage à Client est automatique à la transaction gagnée

3. Pipelines

• Chaque étape correspond à un engagement du client
• Les probabilités ont été recalibrées depuis moins de 6 mois
• Une à deux propriétés obligatoires par étape, pas plus
• Les transactions sans activité depuis 14 jours sont visibles
• Les motifs de perte sont une liste fermée

4. Automatisations

• Chaque workflow actif a un propriétaire nommé
• Les workflows sans inscription depuis 90 jours sont désactivés
• Aucun conflit : deux workflows ne modifient pas la même propriété
• Les assignations suivent une règle écrite (rotation, territoire, compte)
• Les notifications internes ne doublonnent pas avec les tâches

5. Intégrations

• Chaque intégration a une fiche : objets, propriétés, sens, fréquence
• Une seule source de vérité par propriété synchronisée
• Les erreurs de synchronisation sont surveillées
• Les intégrations inutilisées sont désinstallées
• Les activités (appels, réunions, e-mails) s'associent aux bonnes fiches

6. Pilotage

• Chaque tableau de bord a un public et une fréquence de lecture
• Les rapports utilisent les définitions écrites du lifecycle
• Un tableau de bord « Santé du CRM » est partagé
• Le forecast se fait dans HubSpot, pas dans un tableur
• Les chiffres du comité se retrouvent à l'identique dans HubSpot